2020 oli sündmuste korraldajate jaoks väga keeruline aasta. Seisime silmitsi väga erilise olukorraga, mis vallutas terve maailma. Sündmuste toimumises olime veendunud alles siis, kui see päev lõpuks käes oli. See aeg on meid kõiki õpetanud ning suunanud eelkõige tegelema enda heaoluga, kuid ettevõtete juhid ei tohi ära unustada oma meeskondade heaolu ja ühtekuuluvustunnet.
Vaadates tulevikku, on kindel, et tavapärast koosviibimist on keerulisem ette planeerida kui seda varem oli võimalik teha. Toome välja mõned mõtted, mida 2021. aastal sündmuseid korraldades soovitame arvesse võtta.
Riiklikud reeglid
Sündmuste korraldusvaldkond on saanud kriisis väga suuresti pihta. Olukorras, kus on nakatumiskordaja kõrge, võib iga päev tuua uusi riiklike regulatsioone. Sündmusei planeerides tuleb arvestada olemasolevate regulatsioonidega ning ka nende regulatsioonidega, mis võivad tulla alles päev enne sündmust. Sellises olukorras soovitame juba eelnevalt koostööpartneritega teha sellised kokkulepped, mis võimaldavad samas mahus sündmust edasi lükata perioodi, kus riiklikud regulatsioonid selle toimumist lubavad.
Sündmustel osalejate arv
Eelmisel aastal õppisime, et vastutustundlikult käitudes saab edukalt läbi viia väiksemate meeskondade (20-30 inimest) sündmusei. Suuremate meeskondade juhtidele soovitame teha mitu väiksemat üritust, enne kui riskida 100 inimese kokku kutsumist. Eelmise aasta näitel tõi suvi meile korraldamise koridori (juuli-august), kus inimesed nautisid ja korraldajatel olid käed-jalad tööd täis. Täna on raske ennustada, kas selline võimalus ka sel aastal tekib. Küll saame kindlad olla, et üheskoos regulatsioone arvesse võttes on võimalus toimumiseks suurem, kui regulatsioonidele vilistades.
Sisesündmuste korraldamisel on risk suurem
Siseürituste korraldamisel on ära jäämise risk kõige suurem, sest siseruumis on COVIDi levik kõige kiirem, eriti kui toimub tavapärane kliendisündmus/firmaüritus, kus inimesed nägupidi koos on. Sündmust planeerides soovitame juba planeerida selle toimumine välitingimustes, kus leviku oht on väiksem. Välitingimustes on võimalus korraldada vähemalt samaägedaid sündmusei.
Virtuaalsed sündmused
2020. aastal said suuresti hoo sisse virtuaalsündmused. Virtuaalsündmuste korraldamiseks ei ole vaja muud kui mõned videokõne võimalust omavat tarkvara: Facebook messenger, Zoom, Microsoft Teams vms. Virtuaalsündmuste korraldamine on imelihtne, küll aga tuleb eelnevalt kokku leppida osalemise reeglid. Tihtilugu avanevad meie ees suletud kaamerad ning me ei saa päris täpselt aru, kas keegi on seal akna taga või mitte… Alati on ju toredam inimesi näha. 🙂
Soovitame kokku leppida, et kaamerad peavad olema sisse lülitatud. Virtuaalsündmustel on võimalik läbi viia mitmeid erinevaid tegevusi. Siin oleme välja toonud mõned võimalused, kuidas meeskondadega virtuaalsündmusel ja kaugtööl meelelahutuslikku aega veeta.
Hübriidsündmused
Hübriidsündmus on oma olemuselt nagu telesaade, aga erinevate vahendite kaudu saavutatakse pealtvaatajatega vahetu kontakt, mis eristab selle tavapärasest telesaatest. Kogu sündmuse sisu kantakse reaalajas professionaalselt ülekande stuudiost, kust ei puudu ei õhtujuht, ansamblid ega ka üllatused. Inimesed kaasatakse interaktiivselt ning samuti on võimalus läbi viia väiksemates gruppides virtuaalsed meeskondlikud tegevused. Toitlustuse pärast ei pea samuti muretsema, kuna ka erinevad toitlustajad on valmis külalistele toidu koju kohale toimetama.
Tehnoloogia
Oleme näinud, et tehnoloogia on viimasel aastal meie elusid väga muutnud. Virtuaal- ja hübriidsündmuste läbiviimisel on tehnoloogial väga oluline osakaal. Enne sündmuse korraldamist soovitame veenduda, et kõikidel osapooltel on võimalik virtuaal- ja hübriidsündmustest täies mahus osa saada. Selleks on olulisel kohal koduinterneti kiirus, kaamera ja heli kvaliteet – kui nendele punktidele korraldamisel tähelepanu ei pöörata, võib see põhjustada teie sündmuse ebaõnnestumist või külaliste mitteosalemist.
Mida veel?
Kokkuvõtvalt soovitame kõigil COVID pandeemiat käsitleda mitte sprindina vaid maratonina. Maraton, mis veel kestab, kuid ei anna selgust selle tegelikkusele lõpperioodile. Me ei soovita ettevõtete juhtidel jääda finišilippu ootama. Hoolitse oma töötajate eest kindlasti ka täna, sest kõige kulukam on pärast finišilippu uusi inimesi välja koolitada.
Hoidkem üksteist ja jäägem terveks.